Pagos en efectivo requieren tratamiento especial

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Es común que en una agencia de carros reciban grandes sumas de dinero en efectivo como paga por vehículos. Como usted puede saber, su agencia de carros generalmente está obligada a presentar una forma especial con el IRS para reportar transacciones en efectivo de más de $10,000. Este artículo revisará los requisitos y proporcionará diferentes escenarios donde un distribuidor puede o no estar sujeto a la presentación de la Forma 8300 del IRS.

La Forma 8300 del IRS surgió con los esfuerzos conjuntos del IRS y la Red de Cumplimiento de Delitos Financieros (FinCEN). El gobierno federal utiliza la información en la forma 8300 del IRS, Informe de Pagos en Efectivo De Más de $10,000 Recibidos en un Comercio o Negocios, para combatir una amplia gama de actividades criminales. Esto incluye la evasión fiscal, el lavado de dinero, el tráfico de drogas y la financiación del terrorismo. El IRS ha proporcionado orientación detallada sobre los requisitos de informes para la forma en su guía de referencia que se puede encontrar en su sitio web. A continuación, encontrará una visión general de los temas mencionados en la guía del IRS.

¿Que es “Dinero Efectivo”?

Para el propósito de la Forma 8300, dinero efectivo incluye dólares, y moneda extranjera. Los siguientes artículos son considerados dinero efectivo para la Forma 8300 siempre y cuando sean de $10,000 o menos e incluidos como parte de una transacción de dinero en efectivo que exceda $10,000.

  • Cheque de Caja
  • Giros Bancarios
  • Cheques de Viajero
  • Ordenas de Pago

Usted debe presentar la Forma 8300 del IRS si su agencia de carros recibe pagos en efectivo totales de más de $10,000 de un solo pagador en una sola suma global. Esta regla también se aplica si recibe más de $10,000 en dos o más pagos relacionados dentro de un período de 24 horas, o como parte de una sola transacción o dos o más transacciones relacionadas dentro de un año. La Forma debe presentarse dentro de los 15 días de la fecha en que reciba el pago en efectivo que lo coloca por encima del límite de $10,000.

En su sitio web, el IRS describe varios escenarios en los que la presentación de la Forma 8300 del IRS es, y no es, requerida por las agencias de carro. Por ejemplo, si un esposo y una esposa compraron dos vehículos de una agencia al mismo tiempo y pagaron un total de $10,200 en efectivo, el agente puede considerar esta transacción o dos transacciones relacionadas. A pesar de todo, sólo se debe presentar una Forma 8300 del IRS.

Otro escenario ilustra las obligaciones de presentación si un cliente divide un pago entre efectivo y una transferencia bancaria. Si la porción en efectivo era de $4,000 y la porción de transferencia bancaria fue de $7,000, no se requiere la presentación. Otro escenario explica que, si un automóvil fue comprado por $9,000 y el cliente compró $1,500 en accesorios más adelante en el mismo año, no es necesario presentar a menos que el distribuidor supiera (o tuviera razones para saber) que las transacciones estaban conectadas.

Obtener al TIN

Al completar la Forma 8300 del IRS, usted debe incluir el número de identificación (TIN) del cliente que hizo el pago en efectivo. Si el cliente se niega a proporcionar su TIN, el IRS recomienda que usted presente la forma sin él e incluya una declaración explicando por qué falta el TIN.  El IRS también recomienda que usted le diga al cliente que podría ser penalizado por no proporcionar un TIN como se le solicite. Además, debe documentar el hecho de que solicitó el TIN y estar preparado para proporcionar esta documentación al IRS si lo solicitan. También está obligado a proporcionar una notificación por escrito a los clientes de que usted presentó la Forma 8300 al IRS para reportar sus transacciones en efectivo. Este aviso debe proporcionarse a más tardar el 31 de Enero del año siguiente a la transacción. El estado de cuenta debe:

  • Ser una sola declaración que agrega el valor de las transacciones en efectivo del año anterior,
  • Incluir el nombre, la dirección y el número de teléfono de su agencia de carro
  • Informar a su cliente de que está reportando un pago de efectivo al IRS

Si un cliente solo tuvo una transacción en efectivo durante el año de $10,000 o más, una copia de la factura del vehículo o la propia Forma 8300 del IRS puede servir como notificación si incluye la información mencionada anteriormente. Sin embargo, el IRS no recomienda enviar a los clientes copias de la Forma 8300 del IRS, porque el formulario contiene información confidencial, como el número de identificación del empleador de su agencia de carros.

Facilidad de Presentación Electrónica

El IRS alienta a las agencias de carro a presentar las Formas 8300 del IRS electrónicamente usando el Sistema de E-Filing de la Ley de Secreto Bancario de FinCEN. La presentación electrónica es rápida, gratuita y sin complicaciones.

Para Concluir

Es importante estar al tanto de los requisitos de presentación para la Forma 8300 del IRS porque podría conducir a sanciones civiles y penales para las empresas que no cumplen con los requisitos de la ley. Las sanciones se ajustan para la inflación cada año y actualmente se encuentran en un potencial de $270 por cada Forma.

¿Está reportando correctamente sus pagos en efectivo al IRS? ¡Póngase en contacto con nosotros hoy para una consulta gratuita!

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